很多中小企業主、小店家都有一個根深蒂固的觀念：進貨只要拿到統一發票，這筆成本就穩了，國稅局查帳時把發票拿出來就沒事了。如果你也是這樣想，這篇文章要告訴你一個殘酷的事實：只有發票，真的不夠。
依營利事業所得稅查核準則規定，國內進貨或進料的原始憑證，指的是書有買受人名稱、地址及統一編號的統一發票。但這只是「合法憑證」的最低門檻。真正決定你這筆進貨能不能被認列的，是稅捐稽徵法所揭櫫的「核實認定」原則——稅務機關在認定課稅要件事實時，應以實質經濟事實關係及其所生實質經濟利益之歸屬與享有為依據。
說白了，國稅局要看的不只是那張紙，而是這筆交易到底有沒有真的發生。一家有制度的公司，進貨流程不會只有發票，而是完整的請購、採購、驗收、付款軌跡。這些流程文件，才是真正能證明商業交易存在的事實。
# 為什麼只有發票，反而會被盯上？
這要從兩個法條的「分工」說起。查核準則解決的是「形式憑證」問題——告訴你進貨要取得什麼單據；但稅捐稽徵法的實質課稅原則解決的是「實質認定」問題——告訴稅務機關不能只看形式，要穿透看經濟實質。
依國稅局實務見解，如果企業無法取得合法憑證，但能提出交易事實證明時，准按實際進貨價格核定；然而若納稅義務人主張確有進銷貨事實，除應提出相關資金流程證明外，另應提出交易過程之帳載資料及進銷貨相關憑證，如買賣合約、訂購單、運送簽收及驗收紀錄等相關資料。否則，將可能被認定為非實際交易。
這代表什麼？代表只有發票、沒有流程文件的進貨，在國稅局眼中風險極高。你可能是跟某個認識的廠商叫貨，對方開了發票，貨也真的來了，但過程中沒有請購單、沒有訂單、沒有驗收紀錄、付款可能還是用現金或老闆個人帳戶匯的。一旦被查核，國稅局問你：「這筆交易的採購過程在哪裡？」你答不出來，發票反而像一張孤零零的紙，無法還原交易的全貌。
# 請購、採購、驗收、付款，各自要留下什麼？
一套完整的進貨流程，會依產業特性有所不同，但核心邏輯是一樣的：每一個決策點都要有文件，每一個文件都要能互相勾稽。以下拆解四個階段的文件要求。
# 請購流程：需求從哪裡來？
請購是整個流程的起點。由內部需求單位提出，內容包含產品數量及規格。這份請購單的功能不只是「告訴採購部門去買東西」，更是證明這筆進貨有正當商業目的的基礎。沒有請購單，國稅局很難理解你為什麼要買這批貨、數量合不合理。
實務上，請購單最好能載明需求日期、用途說明（例如「生產用原料」或「門市備品」），並經權責主管核准。這份文件不需要多複雜，但它存在的意義是：需求是內部產生的，不是為了消化某張發票而臨時生出來的。
# 採購流程：價格怎麼決定的？
採購階段要留下的文件最豐富，也最能展現交易的合理性：
詢價單（估價單）：向廠商取得的第一手報價，載明品項、單價、規格。
比價紀錄：如果有多家廠商報價，各家詢價單都應保存，並留下議價決定過程的紀錄。這不一定要多正式，但至少能看出你為什麼選了這家、不是那家。
訂單：最後確認的採購訂單，是買賣雙方合意的核心文件。
合約書：較大金額或性質特殊、交易內容較為複雜者，應以合約明定雙方權利義務。
這裡的關鍵是：採購決策不能是黑箱。國稅局想看到的是，這筆採購是經過合理的商業判斷，而不是為了取得某張發票而憑空捏造的交易。
# 驗收流程：貨真的來了嗎？
驗收由原請購單位確認，包含產品數量及規格，並敘明與採購的內容是否有差異。實務上常見的錯誤是：驗收只簽個名，沒有紀錄到底收到什麼。
一份有說服力的驗收紀錄，應該能回答：這批貨的品項、數量、規格，和訂單上寫的一不一致？如果有差異，如何處理？驗收人員是否獨立於採購人員？這些都是內控的基本要求。
沒有驗收紀錄，國稅局會合理懷疑：這批貨到底有沒有進到公司？還是只是一張發票在帳上跑了一圈？
# 付款流程：錢付給誰？
付款階段是整個流程的收尾，也是最容易露餡的地方。
由請購單位將請、採、驗流程產生的文件與合法憑證一同提出請款申請，財務部門依付款條件付款。這裡有一個極其重要的原則：付款對象與交易對象必須一致。
什麼意思？發票開立人是A公司，但你的錢匯給B帳戶、或付現給老闆個人、或匯到某個「指定帳戶」——這些都會讓國稅局認定交易不真實。因為在正常商業交易中，付款就應該付給發票上的賣方，這是資金流程與交易流程的對應關係。
# 如果只有發票沒有流程文件，會發生什麼事？
最直接的風險就是被認定為非實際交易。一旦國稅局認定這筆進貨不是真實交易，後果包括：
進貨成本被剔除：這筆支出無法列為成本或費用，你的所得額會被調高，補稅跑不掉。
依稅捐稽徵法第44條處罰：未依規定取得進貨憑證或未將憑證保存者，按查明認定之總額處5%以下罰鍰，最高不得超過新臺幣100萬元。
按最低價格核定：如果未取得憑證或未能提供證明文件，稽徵機關應按當年度當地該項貨品之最低價格，核定其進貨成本。
注意，這裡的邏輯是：不是「有發票就好」，而是「有發票加上有交易事實證明」才安全。 財政部函釋也明確指出，未依規定取得進貨憑證，如能提示相關證明文件證明進貨發票所載之銷售額或帳載進貨金額為真實者，應依實際進貨金額認定其進貨成本，並據以處罰。換句話說，有證明文件，至少成本認列以實際金額為準；連證明文件都拿不出來，就只能用最低價格核定了。
# 常見問題 FAQ
Q：進貨只有統一發票，沒有請購單和驗收紀錄，查帳時會被剔除嗎？
風險很高。依實質課稅原則，稅務機關會看交易是否真實。只有發票而無其他流程文件，國稅局可能認定「非實際交易」，進貨成本將被剔除並補稅處罰。建議至少保留訂單、送貨簽收或驗收紀錄，以及付款證明。
Q：付款用現金，沒有匯款紀錄，這樣可以嗎？
可以，但舉證難度較高。付款流程的重點是「付款對象與交易對象一致」。現金付款若無簽收紀錄或收據，很難證明錢真的付給了發票上的賣方。建議盡量採用匯款，留下清楚的資金流向；若必須用現金，務必取得賣方簽收的收款證明。
Q：我們公司很小，沒有正式的請購單，怎麼辦？
規模小的企業不需要模仿大公司的表單格式，但交易的事實必須留下蛛絲馬跡。例如：LINE對話紀錄中的叫貨訊息、手寫的訂購單、送貨單上的簽收、銀行的轉帳紀錄。重點是能還原「誰、在什麼時候、向誰、買了什麼、多少錢、貨有沒有到、錢有沒有付」。
Q：請採驗流程文件要保存多久？
依稅捐稽徵法規定，帳簿及憑證的保存年限原則上為五年（視情況可能延長）。但實務上建議至少保留七年，因為國稅局的核課期間最長可達七年。這些文件不只是稅務用途，也是企業內部查核和營運分析的基礎。
Q：如果供應商是個人或小規模營業人，沒有統一發票，怎麼辦？
依查核準則，向農、漁民直接生產者及肩挑負販進貨，應取得載有姓名、住址、身分證統一編號、品名、單價、數量、金額及年月日，並經簽名或蓋章的普通收據或出貨單。重點是收據上的資訊要完整，且這個供應商確實存在、有銷售能力。若按址查對不確，仍有被剔除的風險。
進貨憑證與交易事實的舉證，往往是中小企業在稅務查核中最容易失分的地方。發票只是起點，真正能保護你的是完整的請採驗付款流程文件。歡迎聯絡承炘會計師事務所，我們協助中小企業建立符合稅務查核準則的內控流程，從請購單設計、驗收紀錄格式到付款對象核對，讓你的帳務經得起查核。
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免責聲明：本文內容僅供參考，實際稅務處理應依個人具體情況及最新法令規定辦理。