被國稅局查帳，很多老闆第一反應是：「我有匯款紀錄啊，錢都真的付了，怎麼會說我虛開發票？」這個想法很危險。稅捐稽徵機關認定異常進銷貨時，資金流程只是基本門檻，不是無敵金牌。你還必須拿出交易過程的帳載資料與進銷貨憑證——買賣合約、訂購單、運送簽收、驗收紀錄等等，才能佐證交易屬實。
真實案例就擺在眼前。甲公司104年度營利事業所得稅結算申報，原本列報營業收入淨額6,800萬元、營業成本6,700萬元。國稅局查獲其中虛增營業收入6,500萬元、虛增營業成本6,600萬元，重行核定營業收入淨額300萬元、營業成本100萬元，並按虛開統一發票金額6,500萬元的8%核算收益520萬元，核定全年所得額516.8萬元，補稅128.2萬元，再按漏稅額處1倍罰鍰17.6萬元。甲公司不服，一路打行政訴訟，最後仍被最高行政法院裁定駁回確定。關鍵敗因之一，就是帳證沒有放在法令規定的場所，火災焚毀不符免責要件。
這篇文章寫給正面對查帳、或想提前做好準備的中小企業主與小店家。以下用這個案例，拆解國稅局查帳時你到底要準備什麼、帳簿保存有什麼硬規定。
# 為什麼只提資金流程，無法證明進銷貨事實？
納稅義務人主張有進銷貨事實，除了提出資金流程，仍應提出交易過程的帳證及相關佐證資料。這是稅捐稽徵機關一貫的立場，也是法院採取的標準。
原因不難理解。資金流程只能證明「錢有流動」，但錢的流動可以有很多解釋：可能是借貸、可能是關係人之間調頭寸、可能是先匯款再回流。單看匯款紀錄，無法證明背後真的有一筆「買賣」存在。要證明買賣，你必須還原整條交易鏈：雙方怎麼談、有沒有下單、貨怎麼送、誰簽收、有沒有驗收、發票怎麼開、帳上怎麼記。
國稅局查核異常進銷貨時，看的是「整筆交易能不能勾稽起來」。如果你只有匯款單，卻沒有合約、沒有訂購單、沒有送貨簽收、沒有驗收紀錄，等於只有金流、沒有物流與文件流。這種情況下，稽徵機關就會依查得資料課稅處罰。
實務上，很多中小企業平常交易靠電話、LINE、口頭約定，送貨司機簽個名就算數，甚至根本沒簽收。等到被查帳，才發現自己什麼都拿不出來。這不是國稅局刁難，而是舉證責任在你身上。
# 國稅局查帳要準備什麼？進銷貨事實證明的完整清單
當你被選案查核，或收到國稅局函文要求說明進銷貨情形，建議從以下幾類文件著手準備。不是每一筆交易都一定全部具備，但愈完整愈能說服稽徵機關。
一、資金流程證明：銀行匯款單、轉帳紀錄、支票影本、存摺明細等。這是最基本的一層，但如前面所說，單靠這個不夠。
二、買賣合約：載明交易雙方、品項、數量、單價、總價、付款條件、交貨條件。合約不一定要多正式，但要有雙方簽章與日期。
三、訂購單（採購單）：買方下單的書面紀錄。如果沒有正式訂購單，至少要有雙方確認訂單內容的書面往來，例如報價單經對方簽回。
四、銷貨單、送貨單：出貨時的文件，載明出貨日期、品項、數量、收貨對象。這是最常被忽略、卻也最關鍵的一環。
五、運送簽收紀錄：由收貨方簽收的證明。可以是送貨單上的簽名、簽收章，或貨運公司的託運單與簽收聯。
六、驗收紀錄：買方收到貨後確認品質與數量的紀錄。製造業、工程業、批發業尤其常有驗收程序。
七、進銷貨發票與帳載資料：統一發票存根聯、進項發票、銷貨明細帳、進貨明細帳、總分類帳等。
八、其他足資證明進銷貨的資料：例如往來書信、電子郵件、通訊軟體對話紀錄、產品型錄、報關文件、保險單、倉儲紀錄等。這些是補強證據，不是主證據，但有時候能發揮關鍵作用。
國稅局新聞稿明確列出：買賣合約、訂購單、銷貨單、運送簽收及驗收紀錄或其他足資證明有進銷貨之相關資料。這份清單就是查帳時的準備方向。
# 帳簿憑證要放哪裡？火災燒毀為何不能免責？
這是甲公司案最痛的一點。
營利事業的帳簿憑證，除為緊急避免不可抗力災害損失、或有關機關因公調閱、或送交合格會計師查核簽證外，應留置於合於所得稅法規定的固定營業場所。也就是說，帳簿憑證不能隨便放在老闆家裡、倉庫、或另一個地址。原則上要放在你申報的營業場所。
甲公司主張交易過程的核心帳證，如買賣合約、送貨單等，因火災焚燬而無法提供。法院認為，該公司帳證並未存放於法令規定的場所，其帳證受損不符合稅務法令的要件，又未能提出其他相關證明，因此難以認定進貨與銷貨部分交易屬實。
換句話說，火災本身不是免責金牌。如果你的帳證依法應該放在營業場所，卻放在別的地方被燒掉，這個損失不能拿來對抗國稅局。除非你能證明是為了緊急避免不可抗力災害才移動，或符合其他法定例外，否則帳證滅失的風險要自己承擔。
實務上，很多公司把帳簿放在記帳業者那裡、或放在老闆家中，平常沒事，一旦發生火災、水災、或搬家遺失，就完全舉證不出來。建議中小企業主至少做到：帳簿憑證正本留在營業場所、重要交易文件掃描電子備份、合約與訂購單按年度歸檔。
# 虛開發票被查到會怎樣？補稅與罰鍰怎麼算？
從甲公司案例可以看到實際後果。
甲公司原本列報收入6,800萬元、成本6,700萬元。國稅局查獲虛增收入6,500萬元、虛增成本6,600萬元，重行核定收入300萬元、成本100萬元。注意，成本被砍得比收入更多，所以核定所得反而增加。
接著，國稅局按虛開統一發票金額6,500萬元的8%核算收益520萬元。這是針對虛開發票的所得推計方式。最後核定全年所得額516.8萬元，應補稅額128.2萬元，並按所漏稅額處1倍罰鍰17.6萬元。
甲公司不服，提起行政救濟，高等行政法院判決駁回，上訴後最高行政法院裁定駁回確定。整個過程顯示，一旦被認定虛進虛銷，不只是補稅，還有罰鍰，而且訴訟翻盤難度很高。
這裡要提醒：補稅與罰鍰是兩件事。補稅是把原本少繳的稅補回來，罰鍰是針對漏稅行為的處罰。甲公司被處1倍罰鍰，雖然不是最高倍數，但加上本稅，對中小企業現金流仍是不小打擊。
# 被選案查核時，中小企業主第一時間該做什麼？
如果你收到國稅局查帳通知，或被告知要說明進銷貨情形，建議按以下步驟處理。
第一，不要慌，也不要亂補文件。 事後補做合約、補簽送貨單，如果被查出日期不符、筆跡相同、或與其他證據矛盾，反而會被認定是臨訟製作，信用破產。
第二，先盤點現有證據。 把匯款紀錄、發票、合約、訂單、送貨單、簽收紀錄、驗收紀錄、往來郵件全部找出來，按交易別分類。
第三，確認帳簿憑證存放位置。 如果帳簿不在營業場所，趕快釐清原因，並確認是否有法定例外事由。若已經滅失，誠實說明，並用其他證據補強。
第四，尋求專業協助。 查帳涉及稅務法規、舉證策略與行政救濟程序，不是上網查查就能處理。會計師可以幫你整理證據、撰寫說明、陪同查核，並評估是否需要行政救濟。
第五，平常就要做。 與其被查帳才找文件，不如現在就建立交易文件歸檔制度。每一筆進銷貨都留下合約、訂單、送貨簽收、驗收紀錄，帳簿憑證放在營業場所，重要文件電子備份。這是最便宜的保險。
# 常見問題 FAQ
Q1：國稅局查帳時，我只提供銀行匯款紀錄，這樣足夠證明進銷貨事實嗎？
不夠。資金流程只是基本門檻，還需要交易過程的帳載資料與進銷貨憑證，例如買賣合約、訂購單、運送簽收、驗收紀錄等，才能佐證交易屬實。只有匯款紀錄，無法排除借貸或資金回流的可能。
Q2：帳簿憑證被火災燒掉，可以主張不可抗力免責嗎？
要看帳證是否放在法令規定的固定營業場所。如果帳證未存放於法定場所，即使因火災焚燬，也不符稅務法令的免責要件。除為緊急避免不可抗力災害損失、有關機關因公調閱、或送交合格會計師查核簽證外，帳簿憑證應留置於合於所得稅法規定的固定營業場所。
Q3：被查獲虛開發票，除了補稅還會有罰鍰嗎？
會。以甲公司為例，除補稅128.2萬元外，還被按所漏稅額處1倍罰鍰17.6萬元。虛開發票的收益可能被按虛開金額的一定比例核算，案例中是按6,500萬元的8%核算收益520萬元。
Q4：進銷貨事實證明要準備哪些文件？
主要包括：資金流程證明、買賣合約、訂購單、銷貨單、送貨單、運送簽收紀錄、驗收紀錄、進銷貨發票與帳載資料，以及其他足資證明進銷貨的相關資料。文件愈完整，愈能支持交易真實性。
Q5：帳簿憑證平常應該放在哪裡才合法？
原則上應留置於合於所得稅法規定的固定營業場所。例外情形包括：為緊急避免不可抗力災害損失、有關機關因公調閱、或送交合格會計師查核簽證。不建議將帳簿憑證正本長期放在營業場所之外。
被國稅局查帳不等於一定有問題，關鍵在於證據夠不夠完整。歡迎聯絡承炘會計師事務所，我們熟悉查帳實務、進銷貨事實證明與行政救濟程序，可以協助你整理證據、評估風險，穩健走過查核程序。
延伸閱讀：
免責聲明：本文內容僅供參考，實際稅務處理應依個人具體情況及最新法令規定辦理。